Os erros de contabilidade colocam em risco a organização de uma empresa, comprometem a gestão da corporação e podem expor a instituição a situações negativas como multas e bloqueios judiciais.

Sabemos que a má gestão, a ausência de organização contábil e perdas de dados fiscais podem prejudicar também a empresa como um todo comprometendo o seu plano de negócios e sua missão no mercado.

É importante evitar todos os erros rotineiros na empresa em todos os departamentos, incluindo o da área contábil. Geralmente, o indicado é a contratação de um bom contador ou escritório especializado para definir as melhores práticas de organização.

Neste artigo apontaremos os principais tipos de erros que precisam ser evitados por empresas de diferentes portes e segmentos.

 

Os erros de contabilidade que você deve evitar

 

Estamos falando de situações e omissões praticadas por parte da empresa que podem prejudicar a organização de documentos, dados e documentos essenciais para a sobrevivência do negócio.

É muito importante evitar os erros e omissões que apontamos neste artigo a fim de manter a empresa protegida juridicamente e sempre fortalecida financeiramente.

 

1 – Esquecer de emitir notas fiscais

 

Somente o MEI (Micro Empreendedor Individual) não é obrigado a emitir nota fiscal, somente é obrigado a emitir a nota quando a compra é feita para cliente pessoa jurídica (outra empresa) ou quando o consumidor solicita a sua emissão.

Para micro, pequenas, médias e grandes empresas a emissão de nota fiscal é obrigatória. O ato de esquecer ou de omitir a não entregar esse documento poderá gerar dores de cabeça para a empresa como multas, processos e atuação da fiscalização.

Quando falamos em notas fiscais estamos nos referindo a uma obrigação muito séria para as empresas. Pois, ao não emitir, o empreendedor está automaticamente retendo impostos, não documenta a venda e compromete a gestão da empresa como um todo.

Quando a nota não é emitida, além do imposto não ser pago para o governo, a fiscalização também não terá acesso às informações relativas aos tributos que são aplicáveis aos produtos e demais operações financeiras.

Esquecer ou optar por não emitir nota expõe a empresa à ilegalidade. Por outro lado, é uma situação que também prejudica a própria empresa por não permitir registrar as vendas, gerar cálculo incorreto de alíquota e expor a organização a situações de reclamação do cliente e multas.

Sendo assim é fundamental realizar a emissão da nota nas seguinte modalidades comuns:

– Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e);

– Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);

– Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

 

2 – Não contratar um contador

 

As empresas também erram quando optam por não contratar um bom contador. Esse profissional é muito importante para ajudar a organizar as obrigações fiscais da empresa, orientar sobre as responsabilidades trabalhistas, controle de entrada e saída de recursos e declaração de impostos.

Ele também orienta a empresa a evitar problemas fiscais em relação à Receita Federal e demais órgãos do governo.

No dia a dia gerencial da empresa, é um profissional muito importante que também trabalha como consultor apontando oportunidades e soluções para performance fiscal e financeira do negócio.

A sua atuação é muito importante para evitar os erros de contabilidade e manter a empresa organizada.

 

3 – Não fazer planejamento tributário

 

No Brasil, as empresas costumam investir muito tempo para calcular e definir os pagamentos dos tributos devidos. Segundo dados do Banco Mundial, no ano de 2016, as empresas brasileiras tiveram gastos de mais de 60 bilhões de reais com logística, organização contábil e orientação de recursos humanos para organizar burocracias para pagamento de impostos.

Essas atividades requerem planejamento tributário para otimizar o dia a dia gerencial da empresa com as questões fiscais, indicar os melhores caminhos para evitar perdas de tempo e identificar melhores condições e prazos para pagamentos de impostos.

 

4 – Cálculos errados

 

Errar no cálculo é um grande erro no momento de organizar os pagamentos dos tributos. Geralmente, esse tipo de erro ocorre quando a empresa não contrata um bom contador ou quando repassa dados equivocados calculados pelo próprio gestor ou pela equipe administrativa sem antes realizar uma revisão.

Para evitar os erros de contabilidade é importante confirmar os dados, analisar cada questão e verificar cada conta que não foi precisamente inserida na planilha. A empresa precisa ter atenção em situações como atualização de fluxo de caixa, registros no livro contábil e de pagamento de funcionários.

Em outros casos, o erro de digitação também pode criar muitos transtornos e perdas de dados para realizar o fechamento das contas e das verificações fiscais.

 

5 – Confundir conta pessoal com a conta da empresa

 

Ainda é muito comum empresários confundirem as contas pessoais com as contas da empresa. Fazer um investimento da empresa requer planejamento e registros, e realizar uma retirada ou gastos também requer cálculos e cuidados administrativos para evitar evasão de recursos.

Sacar dinheiro da conta da empresa para pagar contas ou despesas pessoais pode gerar perda de fluxo financeiro para a empresa cumprir os seus compromissos.

Manter as contas pessoais separadas da conta da empresa é primordial para o sucesso da empresa. Misturar os cálculos e orçamentos de todos os lados gera confusões, perda de planejamento e de recursos.

 

6 – Não documentar dados

 

Todos os dados financeiros e fiscais devem ser documentados, registrados e analisados. Seja utilizando o livro contábil físico, as planilhas de Excel e aplicativos avançados de controle contábil, é fundamental registrar todas as entradas e saídas de dinheiro, incluindo a de pagamento de impostos.

Estamos falando de atividades fundamentais, pois a empresa precisa organizar a documentação, realizar análises e conferir dados. Essa organização sempre ajudará na tomada de decisões e nos resultados.

 

7 – Realizar tarefas manualmente

 

Atualmente, com o crescimento de fluxos financeiros, emissão de notas e digitalização do pagamento de impostos torna-se obrigatório realizar a digitalização de processos de organização fiscal e financeira na empresa.

Nenhuma empresa conseguirá organizar as suas atividades sempre manualmente dependendo de livro impresso e de notas avulsas. Até mesmo na organização de dados digitais é fundamental não depender somente da organização visual no pen drive, sendo importante contratar aplicativos e serviços de contabilidade digital.

 

8 – Não treinar a equipe

 

Boa parte das empresas pecam por não contar com uma equipe capacitada e treinada para cumprir as principais tarefas na instituição. Esse é um dos erros de contabilidade cruciais.

Pois, mesmo que a empresa tenha todos os equipamentos e acessos a serviços digitalizados, a presença de um bom contador e de colaboradores competentes será sempre fundamental.

 

Conclusão

 

Portanto, nos dias atuais, o mercado não aceita mais esses tipos de erros e desvios de conduta por parte das empresas. Em todos os casos é indicada a contratação de contador ou de escritório de contabilidade para orientar a empresa.